DEMUS – verze a rozdíly mezi nimi

26. 7. 2007

Demus jsme začali vyvíjet v roce 1995 jako programovou nadstavbu nad MS Access 2.0. První verzi jsme označovali prostě DEMUS. Vytvořili jsme moduly pro Výtvarné umění, Botaniku, Zoologii, Entomologii a univerzální modul Katalog.

Po třech letech zkušeností jsme přešli na MS Access 97 a změnili vnitřní organizaci dat, zejména jsme oddělili přírůstkovou knihu do modulu Evidence a zcela osamostatnili sbírkové moduly. Pod označením Demus99 jsme připravili postupně moduly Evidence, Katalog, Výtvarné umění, Fotoarchiv a Botanika.

Na zákon č. 122/citem/wpress/2000 Sb. zdůrazňující roli přírůstkové knihy a zavádějící Centrální evidenci sbírek (CES) jsme zareagovali verzí Demus01. Přitom jsme zabudovali mnohá další vylepšení, Katalog jsme rozvinuli na úroveň ostatních specializovaných modulů. Přidali jsme nové moduly, takže v nabídce jsou Evidence, Katalog, Výtvarné umění, Fotoarchiv, Historie, Archeologie, Botanika, Zoologie, Entomologie, Geologie a KRP (konzervátorsko-restaurátorský modul). Zachovali jsme prostředí MS Access 97.

V roce 2007 vydáváme všechny moduly Demus01 nově. Žádný podstatný parametr se nezměnil, jen jsme sjednotili ovládání a vychytali všechny známé chyby. Říkáme tomu Akce čistý stůl.

Při velkých počtech záznamů (řádově 100 tisíc) a při intenzivní práci na síti již Demus naráží na limity MS Access 97. Byla představa o vzniku nové verze s pracovním označením „Demus007„, která by byla postavena na zcela jiném základě, jako plně internetová aplikace na principu tenký klient, silný server. Podrobněji zde. Tato verze však nikdy nevznikla.

V roce 2012 bylo rozhodnuto o převodu do prostředí MS Access 2010 (32-bitová verze) bez jakýchkoliv podstatných změn a vylepšení. Verze s označením Demus10 běží i pod systémem MS Access 2013 (32-bitová verze), jen data se musí převést v Accessu 2010 (provádíme uživatelům bezplatně na našem pracovišti). Práce na převodu byly plánovány na dva roky, koncem roku 2014 zbývá dokončit již jen poslední a nejsložitější modul Archeologie, práce se zpomalily díky tomu, že čekáme na novou strukturu výstupu ze SASu.

Demus tedy má čtyři verze:

DEMUS – od roku 1996, Access 2.0, Windows 3.11 nebo vyšší
Demus99 – od roku 1999, Access 97, Windows 95 nebo vyšší
Demus01 – od roku 2002, Access 97, Windows 95 nebo vyšší
Nové vydání Demus01 v akci „čistý stůl“ – od roku 2007, Access 97, Windows 95 nebo vyšší
Demus10 – od roku 2012, Access2010 (32-bitová verze) nebo Access2013 (32-bitová verze), Windows 7 nebo vyšší

DEMUS

První verzi DEMUS (1995-1998), dávno již všemi opuštěnou, zde podrobněji popíšeme hned, jak nebudeme mít nic užitečnějšího na práci. Do té doby doby se musíte spokojit s výčtem nedostatků DEMUSu ve srovnání s verzí Demus99.

Návody ve formátu RTF.

Demus99

DEMUS v první verzi (Výtvarné umění, Katalog, Zoologie, Entomologie, Botanika) v Access 2.0 měl, jako každá první verze, mezi spoustou dětských nemocí i některé nedostatky zásadnějšího rázu:

Nedal se instalovat na libovolně pojmenovaný disk do libovolně pojmenovaného adresáře (složky).
Umožňoval sice současnou instalaci a spolupráci více oborových aplikací na jednom počítači, ale už nešlo jednoduše přiinstalovat další oborovou aplikaci.
Sdílení společných dat (přír. kniha, katastry) komplikovalo tvorbu nových oborových aplikací s novými požadavky.
Nebyl žádný aparát na výměnu a slučování dat mezi více instalacemi téhož oboru, šlo to dělat jen na úrovni MS Access.
Nebyla řešena práce na lokální síti (nikdo ji ovšem tehdy nevyžadoval).
Přírůstkovou knihu mohl (dokonce musel) editovat každý uživatel při práci se sbírkovou dokumentací (II. st. evidence).
Obrázky (a jiné dokumenty) drasticky zvyšovaly objem databázového souboru, nedaly se odložit například na CD.
Bezproblémově se zobrazovaly jen obrázky ve formátu bmp, pro jiné byl nutný silnější externí zobrazovací program.

Demus99 ve druhé verzi tyto nedostatky odstraňuje zejména jinou vnitřní organizací, osamostatněním jednotlivých aplikací (modulů), zobecněním aparátu pro export a import dat, přechodem na Access 97, oddělením obrázků od textových dat a využitím standardního instalačního aparátu Windows. Obsahová podoba databázových tabulek se změnila jen nepatrně. Převod dat z první verze je automatický a proběhne jako první akce po instalaci.

Jedním ze znaků Demus99 je snaha sjednotit a zobecnit základní muzejní agendu (akviziční činnost, evidenci literatury a publikací, výpůjčky, konzervátorskou agendu), dostat ji do souladu s žádoucí praxí v muzeích. V případě evidence jde zejména o to, že evidence prvního stupně (přírůstková kniha) by měla být:

centralizována pouze na jediném místě v instituci (u velkých muzeí v každém samostatném oddělení),
závazná, needitovatelná pro odborné pracovníky.

Podobně by měl být na jediném místě v muzeu stručný soupis všech sbírkových předmětů, nazýváme jej Inventář.

Hlavní rozdíly Demus99 proti DEMUS

Samostatnost modulů – Každý oborový modul pracuje zcela samostatně a nezávisle na ostatních. Ani když je více oborových modulů instalováno na tomtéž počítači, tak nepoužívají žádná data ani programy z nějakého společného jádra. Mají oddělené seznamy literatury, adres, lokalit, konzervátorských zpráv atd.
Podobně nezávislé jsou i jednotlivé instalace téhož oboru na více samostatných počítačích.
Samostatný je i centrální modul Evidence (PřírKniha, Inventář).

Export, import – silný aparát určený hlavně na přenos (a slučování) dat v rámci Demusu mezi jeho samostatnými moduly. Nejběžnější jsou tyto varianty:

Komplexní data (se všemi vazbami mezi tabulkami) mezi moduly téhož oboru (obvykle jen v rámci muzea),
Komplexní data (se všemi vazbami) bez citlivých a pracovních údajů mezi moduly téhož oboru (mezi institucemi),
Omezená data v tzv. oborovém výměnném formátu (v jediné tabulce) mezi Demusem a jinými aplikacemi (mezi institucemi),
Omezená data v univerzálním formátu mezi modulem Evidence a oborovými moduly. Z Evidence do oborů jde přírůstková kniha, z oborů do Evidence omezené sbírkové záznamy pro centrální Inventář.
Omezená data v univerzálním formátu ISO – zatím jen export z Demus do ISO.
Komplexní data z předchozí verze DEMUS – automaticky se importují při prvním startu po instalaci.

Centrální přírůstková kniha a inventář pro celé muzeum (samostatné oddělení) je v modulu Evidence. V oborových modulech není přírůstková kniha editovatelná. Je umožněn a doporučuje se pravidelný sběr základních dat z oborových modulů do centrálního inventáře. V Inventáři se archivují i změny v datech (historie změn).

Nástrojová lišta – Na každém formuláři je nahoře jednotná nástrojová lišta, zpřístupňuje základní operace s daty.

Bohatý rejstřík tiskových sestav – asi 70 v modulu Katalog, asi 15 v modulu Evidence, asi 150 v modulu Výtv. umění, asi 20 v modulu Fotoarchiv, asi 70 v modulu Botanika.

Sjednocování záznamů – Příklad: téhož člověka máte s různými jmény (Wawra, J. Vávra, JW) na mnoha záznamech ve Sbírkách i jinde. V Adresáři je tedy uveden víckrát, chcete provést sjednocení. Volba Úpravy – Sjednotit to zařídí, zejména automaticky přesměruje všechny odkazy.

Obrázky jen jménem souboru – místo dosavadního OLE (obrázek přímo připojen k záznamu, fakticky zahrnut do záznamu) je nyní pouze textové pole se jménem souboru s obrázkem (příp. zvukem, textem, videem). Nenarůstá objem databáze a obrázky mohou být na vyměnitelných médiích (CD, ZIP,…).

Použití v síti je samozřejmostí, dokonce ji co nevřeleji doporučujeme.

Mezinárodní standard Object ID je stoprocentně pokryt centrálním inventářem. Export do ISO SEUD je zdokonalen, základní podoba dat vychází i nadále ze standardu CIDOC.

Jména polí bez diakritiky umožňují přímé použití dat v SQL databázových systémech.

Windows 95 (nebo vyšší) a Access 97 jsou nutnou podmínkou provozu.

Demus01

Demus01 navazuje na Demus99 a vznikl proto, aby vyhověl požadavkům zákona č. 122/citem/wpress/2000 Sb. „O sbírkách“, zejména potřebám Centrální evidence sbírek (CES). V duchu zákona, vyhlášky, metodického pokynu a příručky se za základní majetkoprávní evidenci už nepovažuje systematická evidence (Inventář), ale chronologická evidence (PřírKniha). Proto Demus01 zpřísňuje režim přírůstkové knihy a naopak uvolňuje režim Inventáře. Při té příležitosti byly zabudovány i některé další změny. Vnější podoba sbírkových modulů zůstává prakticky shodná. Výrazně byl přebudován pouze univerzální modul Katalog a částečně i ovládání modulu Evidence.

Rozdíly u všech modulů

K jednomu inventárnímu číslu může být neomezený počet přírůstkových čísel (přírodovědné sbírky evidované po druzích, rodech, čeledích, ale získané postupně po částech pod mnoha přírůstkovými čísly).
Změny inventárních čísel se ze sbírkových modulů promítají do Evidence (doposud po změně čísla staré zůstalo a nové přibylo).
Přidáno pole pro označení příslušnosti k „podsbírce“ CES.
Lze zaznamenat historii změn údajů.
Nechtěným změnám se předchází zamykáním a odemykáním záznamů.
Sjednocené ovládání exportu a importu.
Zvětšeno inventární číslo (označení řady 10, lomení 10), umožňuje zabudovat paginační čísla.
Důvody vyřazení a pravidla pro nakládání s „vyškrtnutými“ záznamy upraveny podle zákona, vyhlášky, pokynu,…
Papírový návod byl zredukován na návod k instalaci. Jeho roli zcela přebírá Nápověda podle standardu Windows.

Rozdíly v modulu Evidence (vedle výše uvedených)

Export pro CES, přesněji pro CESik.
Lze odstranit zmatečné záznamy z Inventáře, neukládá se historie změn.
V souladu se zákonem nelze odstranit záznamy z PřírKnihy, ukládá se kompletní historie změn.
Lze vytisknout PřírKnihu ve stavu k jakémukoliv datu a soupis změn za jakékoliv období.

Rozdíly ve sbírkových modulech (vedle výše uvedených)

Inventární číslo je proti nechtěným změnám chráněno ještě o stupeň více než ostatní data.

Rozdíly v modulu Katalog (vedle výše uvedených)

Široce je uplatněn systém opakovatelných polí (neomezený počet autorů, materiálů, technik, rozměrů,…)

Rozdíly v modulu Výtvarné umění (vedle výše uvedených)

Kupní, darovací, licenční, výpůjční a nájemní smlouvy se sestavují ze vzorových „prefabrikovaných“ úseků textu s možností úprav přímo do textu.
Výrazně jsou rozšířeny možnosti česko-anglických a česko-německých tisků, ve slovnících Materiály, Techniky atd. jsou anglické a německé překlady.
Lépe jsou ošetřena autorská práva (licenční smlouvy).

Demus10

Demus10 vznikl z nedostatku jiných vhodnějších řešení jako nejlevnější volba pro překlenutí období, než se najdou prostředky na vývoj nového moderního systému evidence sbírek. Je to Demus01 převedený do prostředí Access 2010.