V průběhu roku 2013 byla pracovníky centra CITeM realizována úprava Centrální evidence sbírek (CES), která usnadňuje vkládání a administraci obrázků v CES v návaznosti na novou vyhlášku, která stanovuje počet obrázků, jež by muzea měla do CES dodat:

1. u sbírek nebo jejich oborových částí čítajících 5000 a méně sbírkových předmětů a u všech sbírek a oborových částí sbírek z oboru přírodních věd nejméně 25 digitálních fotografií opatřených názvem a stručným popisem sbírkového předmětu,
2. u sbírek nebo jejich oborových částí čítajících 5001 a více sbírkových předmětů s výjimkou sbírek nebo jejich oborových částí uvedených v bodě 1) nejméně 50 digitálních fotografií opatřených názvem a stručným popisem sbírkového předmětu,
3. nejméně 3 digitální fotografie dokumentující uložení nevystavené části sbírky nebo její oborové části.

Vyhláška je závazná pro všechna muzea, která jsou příspěvkovými organizacemi MK, ale obrázky budou dodávat i ostatní muzea.

Vstup do aplikace.

Pokud jste správci sbírky, která je hlášena do CES a nedostali jste dosud (k 28. dubnu 2014) elektronickou cestou své uživatelské jméno a heslo, obraťte se na pana Michala Janiše z OMG MK ČR s žádostí o tyto údaje.

Další informace najdete na stránkách nápovědy aplikace.

Každý uživatel, který chce vkládat obrázky do CES, musí nejprve požádat o registraci, a to buďto odbor muzeí a galerií MK ČR (OMG), nebo pracovníka vlastního muzea, který má potřebná oprávnění (administrátor). OMG bude provádět pouze registraci administrátora pro danou instituci, a tento administrátor pak provede registraci další pracovníků. Administrátor obdrží potřebné údaje (uživatelské jméno a heslo) od OMG.

Registrovaný uživatel je po přihlášení přesměrován do sekce Nástěnka, ve které získá jednak důležité aktuální zprávy, a také přehled tímto uživatelem spravovaných galerií (sbírek) včetně aktuálního stavu zpracování těchto galerií. Z tohoto přehledu pak může přímo otevřít tuto galerii.

Vytvoření nové galerie

Na začátku je nejprve nutné vytvořit galerii obrázků pro příslušnou podsbírku. V menu je pod volbou „Galerie“ další volba „Vytvořit galerii“. Po aktivaci této volby se otevře jednoduchá stránka, ve které je nutné vybrat podsbírku a stisknutím tlačítka „Vytvořit galerii“ je nová galerie vytvořena. Seznam podsbírek je přebírán z evidence CES, přičemž je tento seznam filtrován pouze na podsbírky, pro které dosud nebyla galerie vytvořena.

Vkládání obrázků do galerie

Hlavní funkcí je samotné vkládání obrázků do galerie. Nejprve je tedy nutné otevřít příslušnou galerii pomocí odkazu v seznamu galerií buďto na Nástěnce nebo v Seznamu galerií. Kliknutím na tento odkaz se otevře příslušná galerie, kde je uveden název podsbírky, jsou zobrazeny náhledy již vložených obrázků a k dispozici jsou tlačítka potřebných funkcí.
Ke vkládání obrázků do galerie slouží tlačítko „Přidat obrázky“, které aktivuje stránku pro přidávání souborů. Na této stránce pak lze přidat několik souborů, a to buďto pomocí tlačítka „Přidat soubory“, nebo také běžným postupem přetažením myší. Oba tyto postupy lze kombinovat. Omylem přidaný soubor lze odstranit kliknutím na ikonu minus v červeném kolečku. Po přidání všech souborů stisknutím tlačítka „Spustit nahrávání“ je ukončeno přidávání souborů a soubory jsou následně uloženy do galerie. Stránka přidávání souborů zůstává stále otevřena i s informací o úspěšnosti či neúspěšnosti uložení souborů. Pro přechod zpět do galerie slouží odkaz „Zobrazit galerii“.

Takto vložené obrázky ale neobsahují žádný popis, v galerii je prozatím uvedeno pouze jméno souboru, které je identifikátorem obrázku a neobsahuje žádnou informaci o obsahu. Proto je vhodné toto jméno souboru doplnit popisem obrázku.
Popis obrázku lze vložit či upravit pomocí kontextového menu, které se aktivuje najetím kurzorem myši nad náhled příslušného obrázku v galerii. Výběrem volby „Popis“ v tomto kontextovém menu dojde k aktivaci dialogového okna, ve kterém lze popis obrázku upravit. Kliknutím na tlačítko „OK“ je popis uložen a dialogové okno se zavře. Tlačítko „Zavřít“ zavře dialogové okno bez uložení případných změn popisu.
Další volby kontextového menu umožňují další operace s obrázkem. Volba „Zobrazit“ otevře okno se zvětšeným náhledem obrázku, které zároveň umožňuje procházet postupně všechny obrázky. Volba „Smazat“ pak odstraní obrázek z galerie.

Popisy k obrázkům lze také vložit hromadně pomocí tlačítka „Načíst popisy“. Textový soubor s popisy musí splňovat tyto předpoklady:

• budou to textové soubory s příponou TXT nebo CSV
• budou uloženy v kódováni Windows (CP-1250)
• pro každý obrázek budou obsahovat řádek ve tvaru NÁZEV_SOUBORU;POPIS

Návody na vytvoření takového souboru z informací v textových hlavičkách obrázků pomocí Zoner PhotoStudia a exportem vybraných polí ze záznamů příslušných sbírkových předmětů v aplikaci Demus pro sbírkovou evidenci.

Pro vkládání a publikování obrázků platí některá omezení, která je nutné dodržet, jinak nebudou vkládané obrázky akceptovány:

• Maximální velikost souboru je omezena na 500kB. Větší soubory budou odmítnuty
• Maximální rozměry obrázku jsou 2048×2048 bodů. Obrázky, které tento rozsah přesahují v kterémkoliv rozměru, budou odmítnuty
• Obrázek musí být opatřen popisem o minimální délce 20 znaků. Pokud není popis vyplněn, není možné galerii odeslat ke schválení.

Odeslání galerie na MK

Po naplnění galerie obrázky je nutné odeslat připravenou galerii ke schválení na MK. K tomu jsou v galerii k dispozici tlačítka „Zkontrolovat před odesláním“ a Odeslat ke schválení.
Tlačítko „Zkontrolovat před odesláním“, které zkontroluje galerii a zobrazí výsledek této kontroly. Vzhledem k vyhláškou stanoveným podmínkám je před odesláním vhodné provést tuto kontrolu a tím zabránit případným komplikacím při zpracování galerie na straně MK. Tlačítko „Odeslat ke schválení“ zajistí odeslání galerie ke schválení a po schválení je galerie automaticky publikována na webové stránky CESu.

Nastavení profilu uživatele

Prvotní nastavení profilu uživatele provede administrátor při vytváření uživatele. Uživatel však může aktualizovat svoje informace, případně si změnit heslo pro přístup do systému. K tomuto účelu je v menu systému volba „Profil“, která aktivuje profil přihlášeného uživatele. Na této stránce je možné změnit e-mailovou adresu uživatele, která je současně přihlašovacím jménem, heslo uživatele i jméno uživatele. Uživatel nemá možnost změnit svoji roli v systému, tu může změnit pouze administrátor příslušné instituce. Aktualizované informace se uloží stisknutím tlačítka „Aktualizovat profil.

Schválení galerie pracovníkem MK

Galerie odeslané pracovníky muzeí k publikování musí nejprve zkontrolovat a odsouhlasit pověřený pracovník MK. Ten má po přihlášení do systému na nástěnce k dispozici seznam galerií, které byly zaslány ke schválení. Samotné schválení pak může provést po otevření galerie tlačítkem „Schválit“. Tím je galerie schválena a publikována na veřejných stránkách CES. K dispozici je také tlačítko „Vrátit k přepracování“, které vrátí galerii zpět příslušnému správci muzea.

Správa uživatelů

Správa uživatelů není k dispozici běžnému uživateli systému, pouze administrátorovi dané instituce, případně administrátorům celého systému. V menu systému je pod volbou „Uživatelé“ k dispozici volba „Seznam uživatelů“, která aktivuje seznam uživatelů příslušné instituce. Z tohoto seznamu lze aktivovat profily jednotlivých uživatelů.
Profil uživatele je pro administrátora rozšířen o možnost nastavení oprávnění daného uživatele. Jednak lze nastavit pole Skupina výběrem hodnoty ze seznamu, a to buďto na hodnotu Správce sbírek, což definuje oprávnění uživatele měnit záznamy, vytvářet galerie, vkládat obrázky apod. Druhá možnost Host definuje uživatele, který může se systémem pracovat pouze pasivně, tj. prohlížet záznamy, ale nemá možnost jakkoliv aktivně zasahovat.
Dále je nutné v profilu nastavit Sbírky a Podsbírky, se kterými bude uživatel oprávněn pracovat. Takto je možné nadefinovat jednotlivé pracovníky, kteří budou pracovat pouze se svojí podsbírkou.
Aktualizované informace se uloží stisknutím tlačítka „Aktualizovat profil“.
Pod volbou „Uživatelé“ je k dispozici volba „Vytvořit uživatele“, která slouží k vytvoření nového uživatele systému. Po aktivaci volby se otevře prázdný profil uživatele, ve kterém je nutné nastavit všechny údaje a poté uložit stisknutím tlačítka „Vytvořit uživatele“.